Jean-Yves Mérindol, ancien président de l'université Louis Pasteur de Strasbourg, a présenté en avril 2002 un rapport sur la documentation à la Conférence des présidents d'université (CPU). D'après ce rapport, les nouvelles technologies provoquent d'importants changements dans le domaine de la recherche et des pratiques pédagogiques. Pour faire face à ces changements, l'université doit bénéficier d'une entière liberté au sujet de sa politique de la documentation.

L'analyse des changements apportées par la documentation électronique par le groupe de Mérindol est visionnaire, optimiste, radicale et donc contestable tout comme les réformes qui sont réclamées. Ce rapport inquiète les syndicats de bibliothèques dans la mesure où les universités bénéficiant d'une autonomie accrue pourraient en profiter pour réduire les moyens financiers et humains des bibliothèques.
 
Mérindol n'est plus président d'université mais il a obtenu de poursuivre ses réflexions sur la documentation pour la CPU, ce sujet doit donc fortement l'intéresser.

Avertissement : les extraits ont été choisis arbitrairement mais il me semble qu'ils reflètent le contenu des propositions du rapport de Mérindol. Les réflexions sur les ressources produites par l'université, l'archivage et les questions patrimoniales, la mutualisation entre universités, école et autres établissements de recherche et d'enseignement ou les questions sur les droits d'auteurs ne sont pas reproduites ici.

Il n'y a pas de faute de frappe dans ce qui suit. La construction des phrases, les oublis ont été conservés tels qu'ils apparaissent dans le document.
 

Extraits :

Ce document résulte du travail d'un groupe de travail composé de 5 présidents désignés par la CPU.

    L'accès à la documentation, facilité par les ressources numériques, est un enjeu de plus en plus stratégique pour les universités et tous les établissements d'enseignement supérieur. C'est évident pour les activités de formation et de recherche, mais aussi et pour la plupart de nos autres activités (relations avec les entreprises, mission culturelle, activités internationales...)
Nous sommes donc tenus de clairement intégrer les questions documentaires à nos orientations stratégiques, de façon à ne pas les traiter comme des questions détachables de nos autres préoccupations. Cette réflexion doit nous aider à organiser nos établissements pour :
    - faciliter l'accès à la documentation produite à l'extérieur de l'université
    - faciliter la diffusion des documents produits par l'université, ses personnels et ses étudiants
    - insérer la documentation dans nos activités de fomation, de recherche, culturelles...

    Il est dangereux de penser documentation sans mettre la documentation électronique, et l'accès à celle-ci par internet, au centre de nos réflexions. Ceci ne signifie évidemment pas que la documentation traditionnelle est à négliger, ou à oublier. Mais sa place n'est plus la même : nous changeons totalement de modèle et toute notre organisation politique, pratique, technique et financière doit en tenir compte.

... Il est clair que d'ici à une dizaine d'années, l'accès à la documentation dans toutes les disciplines utilisera presque toujours le numérique, via internet.

 
Quels changements ?

La place de la documentation dans la pédagogie
... La plupart de nos étudiants auront, dans leurs futurs métiers, à savoir accèder à la documentation et à l'information pertinente, pour la traiter et la synthétiser, mais aussi pour savoir la critiquer et la mettre en perspective en fonction des connaissances déjà acquises. Nos établissements doivent intégrer cet apprentissage dans leurs formations, et savoir aussi modifier les examens pour être en mesure d'évaluer les compétences de nos étudiants en ce domaine... Ceci passe par une implication croissante des professionnels de la documentation dans les formations universitaires et dans la formation des étudiants. Les équipes pédagogiques doivent de plus en plus souvent intégrer des documentalistes et des conservateurs, ceux-ci devant de plus en plus se préoccuper de pédagogie et se préparer à enseigner. La montée en puissance de l'électronique (usage d'internet comme source de documentation, accès à des monographies sous forme numérique, accès à des revues et des bases de données) change la donne. En particulier, il est plus facile que par le passé d'intégrer dans les cours, travaux dirigés et travaux pratiques, des activités passant par l'accès direct à la documentation, sous réserve que les étudiants disposent d'accès à internet, ce qui se généralise. Tout ceci est encore plus manifeste pour la partie de l'enseignement qui se réalise en ligne (EAD ou plate-forme pédagogiques à disposition des étudiants)

Les revues et les monographies électroniques.
    Les revues de recherche des sciences exactes et naturelles sont toutes en train de basculer vers le format électronique. C'est en cours, et très avancé, pour les autres disciplines... Les enseignants-chercheurs, les chercheurs et les doctorants exigent maintenant, pour leur travail de recherche, d'avoir accès à toutes ces revues depuis leur bureau, voire leur domicile. Ils veulent pouvoir rapidement jeter un coup d'oeil à ces revues pour savoir si tel ou tel article peut les intéresser. Ils ne continuent pas à procéder comme ils le faisaient avec le papier en acceptant de perdre quelques jours pour avoir copie d'un article, pour s'apercevoir alors que cet article ne les intéresse pas dans leurs recherches du moment.

... Il faut s'attendre à une rapide extension des monographies électroniques et d'autres supports pédagogiques présentés sous forme électronique.

L'organisation de la documentation dans les universités
...Va aussi se poser l'usage des espaces actuellement dévolus à la documentation, et des métiers de la documentation. Il va, bien entendu, subsister la nécessité d'espaces hautement spécialisés consacrés à la fonction de conservation des documents rares, dans un but patrimonial. Mais les grandes bibliothèques réunissant à la fois les fonctions de stockage des documents, de consultation de ceux-ci, de salle de travail ne vont pas subsister avec autant de fonctions.... L'idée que les bâtiments des bibliothèques symbolisent le savoir élaboré va peu à peu disparaître. Nous devons penser à la fois à une unité stratégique et à une dispersion géographique et fonctionnelle. La fonction de conseil à la documentaion va se développer, en se rapprochant des usagers (étudiants, enseignants-chercheurs), y compris physiquement, et en s'éloignant assez souvent des documents. Ceci va probablement nécessiter de nouvelles compétences de professionnels de la documentation particulièrement spécialisés dans certains grands champs disciplinaires et interdisciplinaires, mais aussi autour des grandes missions de l'université (par exemple de spécialiste de la documentation pédagogique pour le cursus qui va aller du baccalauréat à la licence, spécialiste en line étroit avec les équipes pédagogiques en charge de ces cursus). Maintenir, ou affirmer, l'unité de la vision politique de la documentation dans de telles évolutions va ressembler à un défi.

 
Quelles conséquences et quelles propositions ?

Missions et organisation de la documentation dans les établissements
... Il est important de renforcer la capacité de réflexion stratégique du SCD (Service commun de la documentation) et de son conseil, et la bonne liaison de ce conseil avec les autres conseils de l'université et avec la présidence. Ceci impose certainement de revoir la composition du conseil de la documentation, plus basé actuellement sur la volonté d'une large représentation que sur la capacité d'être un lieu d'aide à la définition d'une stratégie.
... Le SCD rassemble des bibliothèques ou centres de documentation dont certains sont intégrés alors que les autres sont associés. Cette dichotomie n'est plus tenable aujourd'hui. Il faut trouver des formules plus ouvertes, et probablement très variables d'un site à l'autre, afin de tenir compte des conditions plus complexes d'interdépendance que le support numérique créé. Le plus efficace serait probablement de s'en remettre à un règlement intérieur de chaque SCD (soumis au CA de chaque établissement) pour fixer l'organisation valable dans chaque université. Il faudra que ceci permette d'avoir une distinction plus continue que l'alternative actuelle intégréee/associée en ouvrant des possibilités plus variées, à moduler suivant le type d'activité ou de mission.

Relations avec le ministre chargé de l'enseignement supérieur
... Il existe une discussion spécifique (avec le ministère) sur la documentation, menée avec une sous-direction spécifique, qui gère des moyens spécifiques. Cette spécificité est souvent perçue comme un moyen de protéger les SCD et la documentation, le personnel concerné (qui réclame parfois des régimes horaires congés distincts au nom de cette spécificité) et les moyens affectés à cet usage.
    Cette attitude est maintenant négative pour la documentation elle-même parce qu'elle isole les SCD au sein des universités, ce qui bloque leurs possibilités de développement et leur capacité à jouer un rôle important dans la stratégie de l'établissement. Il est nécessaire d'utiliser dans presque tous les cas, les mêmes règles pour la documentation que pour les autres activités des universités. Ceci passe par une remise à plat de certaines procédures, et plus largement par une modification très importantes des relations entre le ministère (et la structure en charge de la documentation dans ce ministère) et les universités.
    Certaines dispositions obsolètes doivent disparaître. Par exemple, l'article 4 du décret de 1985 dispose que "la création de sections documentaires [...] est soumise à l'approbation préalable du ministre chargé des universités", ce qui n'est pas raisonnable. Plus fondamentalement, il est nécessaire de laisser aux universités la même liberté d'affectation des emplois entre SCD et autres structures internes que pour les autres missions. Ceci passe par l'abandon de la procédure actuelle de répartition entre établissements des emplois relevant de la documentation. C'est le seul moyen de permettre rapidement aux SCD de disposer des ressources humaines nécessaires pour faire face aux nouveaux enjeux (induits par la documentation électronique).
    En résumé, il est nécessaire de modifier fondamentalement les missions du ministère en matière de documentation, afin de renforcer son rôle stratégique national et international, et de laisser aux établissements les tâches qui relèvent de leur autonomie, dans le cadre de la politique contractuelle.

Moyens affectés à la documentation
...Il n'est pas utile de spécifier, comme ceci se pratique actuellement, les crédits normés affectés à la documentation... Les universités devront décider au moment de l'élaboration de leur budget des ressources qu'elles affectent à la documentation. Elles auront aussi à décider de l'origine de ces ressources avec des cofinancements avec les structures internes de l'université (part venant de la DGF, part venant des autres subventions du ministère, des resssources propres- dont la part traditionnelle vient des droits d'inscription). C'est le moyen le plus efficace pour faciliter la remise à plat du financement, remise à plat indispensable pour faire face à l'arrivée des moyens numériques et des progressions du coût de la documentation.

Relations avec d'autres centres de documentation
Les bibliothèques municipales jouent souvent un rôle significatif pour les étudiants...Il est certainement utile de formaliser, là où c'est possible des partenariats clairs entre universités et bibliothèques municipales.